10
Langkah
5
Pihak terlibat
5
Dokumen/formulir
4
Indikator
Tujuan
SOP ini bertujuan untuk memastikan kegiatan mentoring dan coaching tenant dilaksanakan secara terjadwal, fokus pada kebutuhan individual tenant, terdokumentasi, dan menghasilkan tindak lanjut konkret pada pengembangan usaha.
Ruang lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh aktivitas mentoring 1-on-1, group coaching, konsultasi spesialis, dan pendampingan harian/mingguan tenant selama program inkubasi.
Pihak & tanggung jawab
Direktur Inkubator
Menetapkan kebijakan dan menyetujui assignment mentor-tenant.
Koordinator Pendamping
Mengelola matching mentor-tenant, jadwal, dan evaluasi pendamping.
Pendamping (Coach)
Melakukan coaching rutin dan mengisi log mentoring.
Mentor (Resident/Visiting)
Melakukan mentoring tematik sesuai keahlian.
Tenant
Hadir tepat waktu, menyiapkan agenda, dan menjalankan tindak lanjut.
Langkah prosedur
-
1
Matching pendamping–tenant
Pada awal kohort, Koordinator Pendamping melakukan matching antara tenant dan pendamping (lead coach) berdasarkan: sektor usaha, tahap kematangan, kebutuhan spesifik tenant, dan beban kerja pendamping. Rasio ideal 1:3–5.
Koordinator Pendamping Awal kohort -
2
Pengesahan & pengumuman matching
Hasil matching disahkan oleh Direktur dan diumumkan ke tenant pada welcoming day. Setiap tenant mengetahui pendamping utama dan kontaknya.
Direktur Welcoming day -
3
Jadwal mentoring rutin
Pendamping menetapkan jadwal mentoring rutin minimal 2 (dua) sesi per bulan per tenant (luring atau daring).
Pendamping 60–90 menit per sesi -
4
Agenda sesi oleh tenant
Sebelum sesi, tenant mengisi agenda sesi (target diskusi, masalah yang dihadapi, dokumen pendukung) di SIM Inkubator.
Tenant Min. 1 hari sebelum sesi -
5
Pelaksanaan sesi
Pelaksanaan sesi mengikuti struktur: (a) review tindak lanjut sesi sebelumnya, (b) diskusi agenda baru, (c) coaching reflektif, (d) penyusunan tindak lanjut & target.
Pendamping & Tenant -
6
Pengisian Log Mentoring
Pendamping mengisi Log Mentoring di SIM Inkubator: ringkasan diskusi, output, tindak lanjut, dan target sesi berikutnya.
Pendamping Dalam 24 jam setelah sesi -
7
Konsultasi spesialis
Untuk topik spesifik (legalitas, halal, keuangan, pemasaran), tenant dapat mengakses sesi konsultasi spesialis dengan mentor relevan melalui pengajuan ke Koordinator Pendamping.
Tenant & Koordinator Pendamping Kuota 1–2 sesi spesialis per tenant per bulan -
8
Group coaching bulanan
Group coaching dilakukan untuk seluruh tenant kohort (sharing antar-tenant, peer learning), dipimpin Koordinator Pendamping.
Koordinator Pendamping Setiap akhir bulan -
9
Pemantauan kepatuhan log
Koordinator Pendamping memantau kepatuhan log mentoring melalui dashboard SIM Inkubator. Pendamping yang tidak mengisi log lebih dari 7 hari diberi pengingat.
Koordinator Pendamping -
10
Evaluasi pendamping oleh tenant
Tenant memberi rating dan umpan balik atas pendampingnya melalui formulir di SIM. Hasil menjadi bahan evaluasi kinerja pendamping (untuk perpanjangan/pengembangan).
Tenant & Koordinator Pendamping Setiap akhir kohort
Dokumen & formulir
- Form-19: Matrik Matching Pendamping–Tenant
- Form-20: Log Mentoring (terinput di SIM Inkubator)
- Form-21: Permohonan Konsultasi Spesialis
- Form-22: Lembar Evaluasi Pendamping (oleh tenant)
- Form-23: Laporan Bulanan Mentoring
Indikator kinerja
- 100% tenant memiliki pendamping utama dengan rasio ≤ 1:5.
- Rata-rata 2 sesi mentoring per bulan per tenant.
- Tingkat kepatuhan pengisian log mentoring ≥ 95%.
- Skor evaluasi pendamping oleh tenant ≥ 4,0 dari 5,0.
Dasar hukum & referensi
- Kurikulum Inkubasi Inkubator Bisnis Cendekia Muslim.
- SK Penugasan Pendamping & Mentor.
- Kebijakan Rasio Pendamping : Tenant (1:3 s.d. 1:5).
- SOP-04 dan SOP-09 (komplementer).