10
Langkah
4
Pihak terlibat
6
Dokumen/formulir
4
Indikator
Tujuan
SOP ini bertujuan untuk memastikan pelaporan penyelenggaraan inkubasi dilakukan secara berkala, akurat, dan akuntabel — baik untuk keperluan internal (manajemen YPCM) maupun eksternal (SIPENSI Kementerian UMKM dan publik) — sehingga akuntabilitas dan transparansi lembaga terjaga.
Ruang lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh kegiatan pelaporan, mencakup laporan bulanan, triwulanan, tahunan, laporan akhir kohort, pelaporan ke SIPENSI, dan publikasi laporan tahunan kepada publik.
Pihak & tanggung jawab
Direktur Inkubator
Menyetujui dan menandatangani seluruh laporan.
Manajer Program
Menyusun laporan dan mengelola siklus pelaporan.
Staf Administrasi
Mengumpulkan data primer dan menyusun draft laporan.
Staf IT
Mengunggah laporan ke SIPENSI dan situs web inkubator.
Langkah prosedur
-
1
A. Laporan Bulanan
Manajer Program menyusun laporan bulanan yang memuat: jumlah tenant aktif, kegiatan terlaksana, capaian KPI bulan, kendala, dan realisasi anggaran. Diserahkan ke Direktur.
Manajer Program Paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya -
2
A. Laporan Triwulanan
Manajer Program menyusun laporan triwulanan yang memuat capaian agregat 3 bulan, evaluasi, dan rekomendasi. Disampaikan ke Direktur dan Ketua YPCM.
Manajer Program Paling lambat 15 hari setelah triwulan berakhir -
3
A. Laporan Akhir Kohort
Memuat profil tenant, capaian indikator output dan outcome, hasil demo day, daftar lulus/terminasi, capaian akses pasar & pembiayaan, evaluasi mentor, dan rekomendasi.
Manajer Program Maks. 30 hari setelah kohort berakhir -
4
B. Pelaporan rutin SIPENSI
Staf Administrasi menginput data tenant baru, kegiatan inkubasi, dan capaian per kuartal ke akun resmi inkubator di sipensi.umkm.go.id.
Staf Administrasi & Staf IT Paling lambat 14 hari kerja setelah akhir kuartal -
5
B. Pelaporan kelulusan tenant
Setelah SK Kelulusan terbit (SOP-10), data tenant lulus diinput ke SIPENSI beserta dokumen pendukung.
Staf IT Dalam 7 hari kerja -
6
B. Pelaporan untuk pemeringkatan
Pada periode pendaftaran pemeringkatan tahunan, Manajer Program menyusun proposal pemeringkatan sesuai format SIPENSI dan mengunggahnya melalui akun resmi.
Manajer Program Periode pendaftaran pemeringkatan -
7
C. Penyusunan Laporan Tahunan
Laporan Tahunan memuat profil lembaga, capaian agregat tahun berjalan, daftar tenant & alumni, capaian kemitraan, laporan keuangan ringkas, dan tantangan/rencana ke depan.
Manajer Program & Direktur Paling lambat akhir Maret tahun berikutnya -
8
C. Publikasi Laporan Tahunan
Laporan Tahunan dipublikasikan secara terbuka di website inkubis.cendekiamuslim.or.id dan diunggah ke SIPENSI sebagai bagian dari kewajiban transparansi.
Staf IT -
9
C. Penyampaian ke YPCM & mitra
Laporan disampaikan dalam acara Rapat Tahunan YPCM dan disosialisasikan ke mitra strategis.
Direktur Rapat Tahunan YPCM -
10
D. Arsip & audit
Seluruh laporan diarsipkan dalam bentuk hardcopy (1 berkas) dan softcopy (PDF) di SIM Inkubator.
Staf Administrasi Retensi minimal 5 tahun
Dokumen & formulir
- Form-55: Template Laporan Bulanan
- Form-56: Template Laporan Triwulanan
- Form-57: Template Laporan Akhir Kohort
- Form-58: Template Laporan Tahunan
- Bukti unggah ke SIPENSI (screenshot & nomor laporan)
- Arsip laporan periode 1–3 terakhir
Indikator kinerja
- 100% laporan bulanan, triwulanan, dan tahunan terbit tepat waktu.
- 100% kewajiban pelaporan SIPENSI terpenuhi sesuai jadwal.
- Laporan tahunan dipublikasikan ke publik paling lambat akhir Maret.
- Hasil audit internal: tidak ada temuan material terkait pelaporan.
Dasar hukum & referensi
- Peraturan Menteri UMKM tentang Pelaporan Lembaga Inkubator melalui SIPENSI.
- AD/ART YPCM tentang akuntabilitas unit kerja.
- Kebijakan Transparansi Inkubator Bisnis Cendekia Muslim.