Pengelolaan SIM Inkubator dan Data Tenant

Pihak & tanggung jawab

Langkah prosedur

1. 1

   A. Akses berbasis peran

   Sistem akses berbasis peran: (a) Super Admin (Staf IT) — akses penuh; (b) Admin (Direktur, Manajer Program) — akses manajemen; (c) Mentor/Pendamping — akses tenant binaan; (d) Tenant — akses profil dan log mentoring sendiri.

   Staf IT
2. 2

   A. Perubahan hak akses

   Penambahan/perubahan hak akses harus melalui persetujuan tertulis Direktur dan dicatat dalam log perubahan akses.

   Direktur & Staf IT
3. 3

   A. Akun tidak aktif

   Akun pengguna yang tidak aktif lebih dari 90 hari otomatis dinonaktifkan; reaktivasi dilakukan dengan permintaan tertulis dan reset password.

   Staf IT Tidak aktif > 90 hari
4. 4

   B. Input data tenant baru

   Data tenant baru diinput oleh Staf Administrasi. Verifikasi kelengkapan data dilakukan sebelum aktivasi akun tenant.

   Staf Administrasi 3 hari kerja setelah penetapan tenant
5. 5

   B. Input data progres

   Data progres tenant (log mentoring, evaluasi, capaian) diinput sesuai SOP terkait (SOP-05, SOP-09). Staf IT memantau kelengkapan input.

   Pendamping & Staf IT
6. 6

   B. Pembaruan modul SIM

   Pembaruan modul SIM dilakukan secara terjadwal atau insidentil bila ada bug kritis. Jadwal maintenance diumumkan sebelumnya.

   Vendor Teknologi & Staf IT Minimal triwulanan; pengumuman min. 24 jam sebelumnya
7. 7

   C. Backup data

   Backup harian otomatis ke server cadangan; backup mingguan offline (offsite); retensi backup 90 hari minimum.

   Vendor Teknologi Harian & mingguan
8. 8

   C. Proteksi sistem

   Sistem dilindungi dengan SSL/HTTPS, firewall, dan proteksi anti-DDoS. Sertifikat keamanan diperbarui sebelum kedaluwarsa.

   Vendor Teknologi
9. 9

   C. Audit keamanan

   Audit keamanan internal dilakukan triwulanan; audit eksternal (penetration testing) opsional minimal sekali per dua tahun atau bila ada kebijakan baru.

   Staf IT & Direktur Triwulanan (internal)
10. 10

    D. Persetujuan pengolahan data

    Tenant menandatangani persetujuan pengolahan data pribadi (consent) saat registrasi, sesuai UU PDP.

    Tenant & Staf IT Saat registrasi
11. 11

    D. Pembatasan berbagi data

    Data tenant tidak diberikan ke pihak ketiga tanpa persetujuan tenant, kecuali atas permintaan resmi pihak berwenang (BPJPH, lembaga pembiayaan dengan persetujuan tenant, audit Kemenkop UMKM/Kementerian UMKM, dsb.).

    Direktur & Staf IT
12. 12

    D. Hak subjek data

    Tenant berhak meminta akses, koreksi, atau penghapusan data pribadinya melalui permohonan tertulis.

    Staf IT Ditindaklanjuti maks. 14 hari kerja
13. 13

    D. Retensi data alumni

    Data alumni disimpan minimal 5 (lima) tahun pasca-graduasi untuk keperluan tracer study & pelaporan; setelah itu dapat dianonimisasi atau dihapus berdasarkan kebijakan retensi.

    Staf IT Min. 5 tahun pasca-graduasi
14. 14

    E. Penanganan insiden keamanan

    Bila terjadi insiden (hack, kebocoran data, kehilangan akses), Staf IT melaporkan ke Direktur, melakukan investigasi, dan menyampaikan laporan tindakan korektif.

    Staf IT & Direktur Lapor dalam 24 jam; laporan korektif dalam 7 hari kerja
15. 15

    E. Pemberitahuan kebocoran data

    Bila terjadi kebocoran data pribadi yang signifikan, dilakukan pemberitahuan kepada tenant terdampak sesuai UU PDP.

    Direktur Paling lambat 3x24 jam