12
Langkah
4
Pihak terlibat
6
Dokumen/formulir
4
Indikator
Tujuan
SOP ini bertujuan untuk memastikan proses kelulusan/graduasi tenant dilaksanakan secara formal dan layak, serta proses terminasi tenant yang melanggar ketentuan dilakukan dengan adil, transparan, dan etis.
Ruang lingkup
SOP ini berlaku untuk dua proses: (A) Kelulusan/Graduasi tenant pada akhir program; dan (B) Terminasi tenant yang dilakukan akibat pelanggaran ketentuan atau ketidakmampuan menyelesaikan program. Pelanggaran yang dapat menjadi dasar terminasi: (a) ketidakhadiran > 30% sesi wajib tanpa alasan; (b) pelanggaran pakta integritas; (c) ditemukan praktik usaha tidak halal/tidak syariah; (d) kegagalan mencapai indikator minimum setelah masa perbaikan; (e) konflik etika berat.
Pihak & tanggung jawab
Direktur Inkubator
Mengesahkan SK Kelulusan dan SK Terminasi.
Manajer Program
Menyusun rekomendasi dan dokumen administratif.
Tim Pendamping & Mentor
Memberi masukan terhadap rekomendasi.
Tenant
Mengikuti seluruh tahapan kelulusan atau menerima keputusan terminasi sesuai prosedur.
Langkah prosedur
-
1
A. Daftar tenant Layak Lulus
Berdasarkan rekomendasi evaluasi akhir kohort (SOP-09), Manajer Program menyusun daftar tenant Layak Lulus dan menyampaikan ke Direktur.
Manajer Program -
2
A. Pitching akhir / demo day
Tenant Layak Lulus diundang untuk pitching akhir / demo day. Penampilan demo day menjadi bagian penilaian akhir (bobot 20%).
Manajer Program & Tenant -
3
A. Rapat pleno kelulusan
Setelah demo day, rapat pleno tim pengelola memutuskan status kelulusan final tiap tenant. Notulen rapat ditandatangani Direktur.
Direktur & Tim Pengelola -
4
A. SK Kelulusan
Direktur menerbitkan SK Kelulusan Tenant disertai daftar nama tenant, sektor usaha, dan ringkasan capaian.
Direktur Paling lambat 7 hari kerja setelah rapat pleno -
5
A. Sertifikat Kelulusan
Sertifikat Kelulusan diterbitkan untuk masing-masing tenant lulus, ditandatangani Direktur dan Ketua YPCM, diserahkan pada acara wisuda kohort.
Direktur & Manajer Program -
6
A. Status alumni
Tenant lulus secara otomatis berstatus alumni dan diintegrasikan ke layanan pasca-inkubasi (SOP-11).
Manajer Program -
7
B. Surat Peringatan I
Bila identifikasi pelanggaran terjadi, Manajer Program menerbitkan Surat Peringatan I (tertulis) dengan masa perbaikan.
Manajer Program Masa perbaikan 14 hari kerja -
8
B. Surat Peringatan II
Bila tidak ada perbaikan, diterbitkan Surat Peringatan II dengan masa perbaikan.
Manajer Program Masa perbaikan 14 hari kerja -
9
B. Rapat pengelola & hak klarifikasi
Bila tetap tidak ada perbaikan, dilakukan rapat pengelola untuk membahas terminasi. Tenant diberi kesempatan menyampaikan klarifikasi (right to be heard).
Direktur & Tim Pengelola -
10
B. SK Terminasi
Bila rapat memutuskan terminasi, Direktur menerbitkan SK Terminasi yang memuat: dasar terminasi, kronologi peringatan, dan akibat hukum.
Direktur -
11
B. Pemberitahuan & penonaktifan akses
Tenant diberitahukan secara tertulis (surat resmi) dan lisan; akses ke SIM Inkubator dinonaktifkan; kewajiban yang tertinggal dituntaskan sesuai Perjanjian.
Manajer Program & Staf IT -
12
B. Pengarsipan catatan terminasi
Catatan terminasi diarsipkan; tenant terminasi tidak otomatis di-blacklist, namun tidak diperkenankan mendaftar ulang dalam 1 (satu) tahun ke depan.
Staf Administrasi
Dokumen & formulir
- Form-45: Berita Acara Rapat Pleno Kelulusan
- Form-46: SK Kelulusan Tenant
- Form-47: Sertifikat Kelulusan Tenant
- Form-48: Surat Peringatan I & II
- Form-49: Berita Acara Rapat Terminasi
- Form-50: SK Terminasi Tenant
Indikator kinerja
- Tingkat kelulusan tenant per kohort ≥ 75%.
- Sertifikat kelulusan terbit dalam 14 hari kerja setelah demo day.
- Tingkat terminasi < 10% per kohort.
- Tidak ada gugatan/sengketa hukum dari tenant terminasi.
Dasar hukum & referensi
- Perjanjian Kerjasama Inkubasi (SOP-03).
- Pakta Integritas Tenant (SOP-14).
- Hasil Evaluasi Akhir Kohort (SOP-09).
- Kebijakan Kelulusan & Terminasi Inkubator Bisnis Cendekia Muslim.